AUTORES

Andrea Taglioni
Director @Bip xTech

En el artículo anterior explicamos qué es la Minería de Procesos, cuáles son las principales herramientas y características, y cuáles son los casos de uso y beneficios típicos.

En pocas palabras, la Minería de Procesos es el conjunto de herramientas informáticas y servicios profesionales capaces de recoger las trazas (digitales) dejadas por los procesos en los sistemas de información y, a partir de estas trazas, reconstruir, graficar, medir y simular el proceso en todas sus variantes de ejecución.

También destacamos que las herramientas de Process Mining son útiles en los análisis puntuales (BPR, Assessment RPA), pero su valor es aún mayor para medir los cambios (también periódicamente) y sobre todo como herramientas de monitorización continua (por ejemplo, detección de anomalías, medición continua del rendimiento).

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¿Cuáles son las fases típicas de un proyecto de minería de procesos, cuáles son las actividades típicas y los plazos, y qué actores intervienen?

En este artículo intentaremos dar el punto de vista de Bip Consulting.

Antes de un proyecto, en la fase de definición del alcance, se realiza una primera definición del área de procesos (número de procesos, volumen) en la que se intenta comprender si existen los requisitos mínimos para el rastreo en los sistemas (¿existen los datos? ¿Son fácilmente extraíbles? ¿Existe el conjunto mínimo de datos habilitantes?) y si ya hay dolores evidentes o sospechas de ineficacia que actualmente plagan el proceso de negocio.

A partir de este alcance, se puede determinar si se puede aplicar la minería de procesos y se define una hoja de ruta, un calendario y un coste para la implantación (más adelante se habla de ello).

A continuación, pasamos a la fase de implementación; las fases de un proyecto típico de implementación de minería de procesos son las siguientes:

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  1. Descubrimiento del proceso y evaluación de los datos: una primera fase de perfeccionamiento del conocimiento del proceso, identificando detalladamente los stakeholders, los operadores, los sistemas de información en los que se apoya el proceso y los informes/registros que se utilizarán, y obteniendo información sobre los volúmenes (también útil para elegir y dimensionar la herramienta y las licencias correspondientes). En esta fase, el cliente dispone de pruebas objetivas del porcentaje del proceso realmente rastreado por el sistema y de la parte “no medible” del proceso. Las herramientas de minería de procesos se enriquecen gradualmente con funciones de minería de tareas que también pueden capturar eventos NO rastreados por los sistemas, pero evidenciados por herramientas de productividad individuales (correo, suite ofimática) en cumplimiento de las leyes y reglamentos de privacidad y seguridad (por ejemplo, GDPR). En esta fase también se hacen las primeras consideraciones sobre la calidad de los datos
  2. Preparación de los datos: fase de recogida e ingeniería de los datos, que incluye también la identificación de los mecanismos estructurados de consolidación y conciliación (si los datos proceden de varios sistemas de información). En esta fase también se realizan controles de calidad detallados de los datos recogidos y se producen los archivos de alimentación procesados, que se cargan en la herramienta.
  3. Análisis del proceso e hipótesis de mejora: es la fase en la que los analistas de procesos, aprovechando los instrumentos adecuados, exponen las evidencias, documentan y miden los KPIs del proceso, con el fin de exportar toda la información sobre el proceso analizado. En esta fase se definen las acciones de mejora y la actualización de las políticas y normativas junto con los grupos de interés del cliente. Estas acciones son llevadas a cabo por el cliente (con o sin la contribución del consultor) en paralelo al punto 4 (véase más abajo); las acciones pueden durar horas, días o meses, dependiendo del tipo de cambio requerido.
  4. Seguimiento operativo: se trata de una fase crucial cuya importancia suele subestimarse. La acción de Process Mining hasta el punto 3 es importante para definir el plan de optimización, pero luego, ¿qué ocurre realmente? La tecnología de Minería de Procesos fue creada para ser utilizada también como una herramienta de monitorización discreta (periódica) pero sobre todo continua (diaria, horaria o incluso casi en tiempo real). En esta fase del proyecto, por lo tanto, se trabaja para definir los cuadros de mando de los KPI, y se prepara la gobernanza para monitorizar el proceso y entender si las acciones conducen al efecto deseado. En los casos más virtuosos, se activan las funciones de alerta, y se realiza una verdadera gobernanza de las anomalías a medida que se producen en la lógica de la detección o prevención de anomalías.

La interacción con los contactos del Cliente tiene lugar a través de una serie de talleres, en los que participan principalmente los representantes del negocio (Propietario de Proceso / Expertos de Proceso y, opcionalmente, también los Operadores de Proceso) a lo largo del proyecto, los representantes de TI / Propietarios de Sistema, especialmente en la definición de los flujos y la creación de extractores, pero también durante la instalación de la herramienta (si es en las instalaciones).

Las herramientas de minería de procesos se basan principalmente en la nube, pero algunas permiten la adopción de soluciones locales (on-premises) o una solución de nube privada (en la nube del cliente), si surge la necesidad.

Un proyecto típico de minería de procesos puede durar dos / tres meses por proceso (dependiendo de la complejidad del proceso y de las fuentes dadas), con posibles sinergias y paralelismos para múltiples procesos, o si el mismo proceso debe ser analizado en varios países, pero la fuente de datos es homogénea.

A veces los clientes quieren proceder con una prueba de concepto, en la que puedan captar el potencial del instrumento, una prueba tangible que puedan “tocar” con la mano, “encendiéndolo sólo mientras dure el piloto”, alimentándolo con extracciones improvisadas y sin integrarlo en el proceso empresarial/la infraestructura informática real. En este caso, la duración típica es de unas 5 semanas.

En cuanto al instrumento, por otro lado, las licencias suelen ser de cuota anual, por proceso o por número de líneas/eventos, con la posibilidad de paquetes variados para satisfacer todas las necesidades.

El retorno de la inversión (ROI) depende del proceso, de la eficacia tal cual y, obviamente, del método de utilización (evaluación puntual, supervisión periódica o supervisión/alerta constante), pero el periodo de recuperación de la inversión suele ser muy rápido (el ROI puede obtenerse en unos pocos meses).

El éxito del primer piloto o de la primera realización completa, suele conducir al inicio de programas de ampliación tanto en variedad (extensión a otros procesos) como en geografía (extensión a otros países para Corporaciones Multinacionales), que pueden ser concebidos para maximizar el paralelismo y las sinergias de días-hombre (reduciendo el impacto unitario de los costes del proyecto por proceso), y de licencias (yendo hacia paquetes multiproceso y contratos plurianuales, normalmente más rebajados).


Si está interesado en obtener más información sobre nuestra oferta o desea mantener una conversación con uno de nuestros expertos, envíe un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Minería de procesos” y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

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